Frågor och svar - Arkivering
Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?
Räkenskapsinformationen måste sparas i 10 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med
räkenskapsår 1/7–30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 10 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid
bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.
Mer information om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas finns i BFNs
vägledning om
räkenskapsinformation och dess arkivering.
Till toppen
Vårt företag scannar in alla mottagna leverantörsfakturor och sparar informationen elektroniskt.
Måste även de mottagna pappersfakturorna sparas eller kan de slängas efter inscanning?
Räkenskapsinformation som har tagits emot i pappersform måste sparas i pappersform under hela arkiveringstiden enligt
7 kap.
1 § bokföringslagen (se även BFNs vägledning om
räkenskapsinformation och dess arkivering). Det är möjligt att genom scanning arbeta med
elektroniska kopior av den i pappersform mottagna räkenskapsinformationen, men den elektroniska kopian kan aldrig ersätta
originaldokumentet. Det är fortfarande den mottagna handlingen som utgör verifikationen och som därmed också måste sparas
hela den obligatoriska arkiveringstiden.
Mer information om förutsättningarna för att arbeta med elektroniska kopior av räkenskapsinformation finns i BFNs
vägledningar om verifikationer och löpande bokföring.
Till toppen
Om jag skapar en faktura i datorn och skriver ut den för att sända den till min kund, kan jag lagra fakturan elektroniskt eller
måste jag skriva ut den och arkivera papperskopian?
Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de
sammanställdes. Sammanställs de elektroniskt ska de sparas elektroniskt. Du behöver därför inte skriva ut dem men det är
tillåtet att i stället arkivera papperskopior.
Till toppen
Vårt företag har en papperbaserad fakturahantering men har nu fått en elektronisk faktura. Hur länge
måste vi spara den elektroniska fakturan?
Ett företag som normalt mottar fakturor i vanlig läsbar form, behöver inte spara en erhållen elektronisk faktura
om den ersätts med ett dokument i vanlig läsbar form.
Hanterar företaget regelmässigt elektroniska fakturor får dessa ersättas med dokument i vanlig läsbar form först från och
med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bestämmelsen finns i 7 kap.
6 § bokföringslagen.
Till toppen
Vi är ett svenskt aktiebolag som är dotterföretag till ett danskt moderföretag. Kan det danska
företaget sköta vår bokföring och arkiveringen av vårt räkenskapsmaterial?
Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa
förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser. Kravet är att den bokföringsskyldige meddelar Skatteverket
(eller för finansiella företag Finansinspektionen) var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan
skrivas ut i Sverige och att Skatteverket eller Tullverket på begäran kan ges omedelbar elektronisk åtkomst till
informationen under hela förvaringstiden. Om lagringsplatsen finns i ett land utanför EU ställs ytterligare krav.
Räkenskapsinformation i vanlig läsbar form (pappersdokument) får däremot endast tillfälligt föras ut ur Sverige, t.ex.
för att bokföras, men måste i så fall återföras till Sverige så snart redovisningsperioden avslutats och
avstämningskontrollerna genomförts. Se även 7 kap. bokföringslagen.
Till toppen
Måste jag spara mina följesedlar – eller räcker det att jag sparar fakturorna?
Det är inte möjligt att svara generellt på en sådan fråga. Det beror på vad fakturorna
respektive följesedlarna innehåller för information. Läs mer i BFNs vägledning om räkenskapsinformation och dess arkivering.
Vem är ansvarig för arkiveringen när ett bolag överlåtits eller upphört?
Det beror på om det är en enskild firma, ett handelsbolag eller ett aktiebolag och på anledningen till att bolaget upphört.
Mer information finns i BFNs vägledning om
räkenskapsinformation och dess arkivering, punkterna 31-33 med tillhörande kommentarer.
Till toppen