Frågor och svar - Arkivering
Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?
Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då
räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6
att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om
hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.
Mer information om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas finns
i BFN:s vägledning om
räkenskapsinformation och dess arkivering. Observera att vägledningen inte
är uppdaterad med de senaste ändringarna i bokföringslagen.
Till toppen
Vårt företag skannar in alla mottagna
leverantörsfakturor och sparar informationen elektroniskt. Måste även de
mottagna pappersfakturorna sparas eller kan de slängas efter inskanning?
Enligt
7 kap. 6 § bokföringslagen får räkenskapsinformation föras över från ett
material (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är
alltså möjligt att genom skanning överföra den i pappersform mottagna
räkenskapsinformationen till elektronisk form. Den mottagna handlingen
(pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter
utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Till toppen
Om jag skapar en faktura i datorn och skriver ut den
för att sända den till min kund, kan jag lagra fakturan elektroniskt eller måste
jag skriva ut den och arkivera papperskopian?
Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar,
bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Sammanställs de elektroniskt
ska de sparas elektroniskt. Du behöver därför inte skriva ut dem men om du gör
det måste de elektroniska fakturorna ändå bevaras. De får förstöras först från
och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret
avslutades.
Till toppen
Vårt företag har en papperbaserad fakturahantering men
har nu fått en elektronisk faktura. Hur länge måste vi spara den elektroniska
fakturan?
Den elektroniska fakturan får överföras till dokument i vanlig läsbar form
men det elektroniska dokumentet får förstöras först från och med det fjärde
året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Bestämmelsen finns i
7 kap. 6 § bokföringslagen.
Till toppen
Vi är ett svenskt aktiebolag som är dotterföretag till
ett danskt moderföretag. Kan det danska företaget sköta vår bokföring och
arkiveringen av vårt räkenskapsmaterial?
Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under
vissa förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser. Kravet är att den
bokföringsskyldige meddelar Skatteverket (eller för finansiella företag
Finansinspektionen) var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan
skrivas ut i Sverige och att Skatteverket eller Tullverket på begäran kan ges
omedelbar elektronisk åtkomst till informationen under hela arkiveringstiden. Om
lagringsplatsen finns i ett land utanför EU ställs ytterligare krav.
Räkenskapsinformation i vanlig läsbar form (pappersdokument) får däremot
endast tillfälligt föras ut ur Sverige, t.ex. för att bokföras, men måste i så
fall återföras till Sverige så snart redovisningsperioden avslutats och
avstämningskontrollerna genomförts. Se även 7 kap. bokföringslagen.
Till toppen
Måste jag spara mina följesedlar – eller räcker det att
jag sparar fakturorna?
Det är inte möjligt att svara generellt på en sådan fråga. Det beror på vad
fakturorna respektive följesedlarna innehåller för information. Läs mer i BFN:s
vägledning om räkenskapsinformation och
dess arkivering.
Vem är ansvarig för arkiveringen när ett bolag
överlåtits eller upphört?
Det beror på om det är en enskild firma, ett handelsbolag eller ett
aktiebolag och på anledningen till att bolaget upphört. Mer information finns i
BFN:s vägledning om
räkenskapsinformation och dess arkivering, punkterna 31-33 med tillhörande
kommentarer.
Till toppen