Skip Navigation LinksStartsida > Frågor till BFN > Frågor och svar > Arkivering

Frågor och svar - Arkivering


Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?

Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.

Mer information om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning om bokföring.

Till toppen


Vårt företag skannar in alla mottagna leverantörsfakturor och sparar informationen elektroniskt. Måste även de mottagna pappersfakturorna sparas eller kan de slängas efter inskanning?

Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får räkenskapsinformation föras över från ett material (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom skanning överföra den i pappersform mottagna räkenskapsinformationen till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Till toppen


Om jag skapar en faktura i datorn och skriver ut den för att sända den till min kund, kan jag lagra fakturan elektroniskt eller måste jag skriva ut den och arkivera papperskopian?

Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den.

Mer information om räkenskapsinformation och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning om bokföring.

Till toppen


Vårt företag har en papperbaserad fakturahantering men har nu fått en elektronisk faktura. Hur länge måste vi spara den elektroniska fakturan?

Den elektroniska fakturan får överföras till dokument i vanlig läsbar form men det elektroniska dokumentet får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bestämmelsen finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen.

Till toppen


Vi är ett svenskt aktiebolag som är dotterföretag till ett danskt moderföretag. Kan det danska företaget sköta vår bokföring och arkiveringen av vår räkenskapsinformation?

Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser. Kravet är att den bokföringsskyldige meddelar Skatteverket (eller för finansiella företag Finansinspektionen) var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan skrivas ut i Sverige och att Skatteverket eller Tullverket på begäran kan ges omedelbar elektronisk åtkomst till informationen under hela arkiveringstiden. Om lagringsplatsen finns i ett land utanför EU ställs ytterligare krav.

Verifikationer i pappersform får däremot endast tillfälligt föras ut ur Sverige, t.ex. för att bokföras, men måste i så fall återföras till Sverige så snart arbetet med den redovisningsperiod i vilken verifikationerna har bokförts är avslutat. Under vissa förutsättningar får verifikationerna förvaras utomlands under tre månader. För annan räkenskapsinformation i pappersform än verifikationer finns ingen möjlighet till förvaring utomlands.

Mer information om arkivering utomlands finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning om bokföring.

Till toppen


Måste jag spara mina följesedlar – eller räcker det att jag sparar fakturorna?

Det är inte möjligt att svara generellt på en sådan fråga. Om en följesedel ska ingå i en verifikation, och därmed sparas, beror på vad fakturan respektive följesedeln innehåller för information. Läs mer i kapitel 5 i BFN:s vägledning om bokföring.


Vem är ansvarig för arkiveringen när ett bolag överlåtits eller upphört?

Det beror på om det är en enskild firma, ett handelsbolag eller ett aktiebolag och på anledningen till att bolaget upphört. Mer information finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning om bokföring.

Till toppen


Box 7849, 103 99 Stockholm | Besöksadress: Brunnsgatan 3
Telefon: 08-787 80 28 (telefontid 09.30-11.30)
E-post: bfn(à)bfn.se

Senast uppdaterad: 2014-04-09