Allmänna råd - BFNAR 2000:6

Bokföringsnämndens allmänna råd om verifikationer;

beslutade den 25 oktober 2000.

Bestämmelser om verifikationer finns bl.a. i 5 kap. bokföringslagen (1999:1078). Bokföringsnämnden lämnar följande allmänna råd om verifikationer.

Nyttjande av verifikation

1. En verifikation skall dokumentera en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen och skall normalt inte samtidigt utgöra en del av den löpande bokföringen.

Vad skall användas som en verifikation?

Mottagna uppgifter om affärshändelser (mottagna verifikationer)

2. Om ett företag i efterhand tar emot en uppgift vilken utgjort underlag för en tidigare mottagen uppgift om en affärshändelse – t.ex. underlaget till en mottagen faxhandling – skall även den senare mottagna uppgiften bevaras om den på ett bättre sätt än den första verifierar utställare och innehåll.
3. Det är tillåtet att i bokföringen arbeta med elektroniska kopior av räkenskapsinformation som mottagits i vanlig läsbar form. Detta gäller dock endast om
1. även originalet arkiveras och
2. möjligheterna att följa sambandet mellan det arkiverade originalet och bokföringsposten säkerställs.

Egenupprättade uppgifter om affärshändelser (egenupprättade verifikationer)

4. Om det inte förekommer några mottagna uppgifter i samband med en affärshändelse måste den bokföringsskyldige själv sammanställa en verifikation som uppfyller samtliga de i lag angivna kraven på vilka uppgifter en verifikation skall innehålla och därvid tillse – såvitt det är möjligt – att verifikationen kan tjäna som bevis om affärshändelsen

Hänvisningsverifikation

5. I en hänvisningsverifikation skall anges var och i vilken form den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras.

Vad skall en verifikation innehålla?

Verifikationsnummerserier

6. En serie av verifikationsnummer eller andra identifieringstecken skall vara obruten för en viss tidsperiod, vanligen ett räkenskapsår. Serien skall föras i en följd utan att mellanliggande nummer eller tecken hoppas över.
7. Ett företag får använda sig av flera verifikationsnummerserier om de grundläggande kraven på ordning och reda samt överskådlighet är uppfyllda
8. Vad som sägs i punkterna 6 – 7 hindrar inte att en bokföringsskyldig utöver verifikationsnummerserien/serierna även tillför annat nummer i serie.

Kontering på verifikation

9. Kontering på verifikation skall ske om det behövs för att säkerställa sambandet mellan en verifikation och en bokföringspost.
10. Kontering på verifikation innebär att en verifikation tillförs uppgift om på vilka konton bokföring skall ske.
11. Konteringen skall tillföras verifikationen på ett varaktigt sätt samt vara tydlig och lätt urskiljbar från övriga uppgifter.

Komplettering av mottagna uppgifter i en verifikation

12. Om företaget har tagit emot en uppgift om affärshändelsen i den form som anges i 7 kap. 1 § första stycket bokföringslagen, skall den bokföringsskyldige vid behov komplettera mottagna uppgifter så att verifikationen uppfyller de i 5 kap. 7 – 8 §§ bokföringslagen angivna kraven på vilka uppgifter en verifikation skall innehålla.
13. En sådan komplettering får inte medföra att innehållet i de mottagna uppgifterna förändras.
14. Kompletteringen skall ske så att verifikationen efter komplettering kan tjäna som bevis om affärshändelsen.
15. Det skall av verifikationen framgå när kompletteringen har skett, vem som har utfört den och vilka uppgifter verifikationen har kompletterats med.

Rättelse av verifikation

16. Rättelse skall ske på sådant sätt att den ursprungliga uppgiften klart framgår.
17. Sker rättelse genom att en verifikation ersätts med en ny utgör även fortsättningsvis den ersatta verifikationen räkenskapsinformation.

Fakturor i komprimerad form på lista

17. Det är tillåtet att komprimera uppgifter från utgående fakturor i listor och använda dessa listor som verifikationer i företagets egen bokföring.
18. En sådan lista skall uppfylla följande grundkrav:
1. En och samma lista får som mest avse faktureringen under en dag.
   
2. Varje i listan ingående faktura skall vara klart avskiljd från övriga fakturor.
   
3. Varje faktura skall vara försedd med fakturanummer.
   
4. Varje faktura skall uppfylla samtliga de i lag angivna kraven på vilka uppgifter en verifikation skall innehålla.

_______________

1. Dessa allmänna råd träder i kraft den 1 januari 2001 och skall tillämpas beträffande räkenskapsår under vilka bokföringsskyldighet föreligger enligt bokföringslagen (1999:1078).
2. Följande uttalanden upphör att gälla den 31 december 2000
1. BFN U 89:4 Arkivering av utgående fakturor i komprimerad form på lista,
2. BFN U 89:13 Verifiering av försäljning och inköp i partihandel (cash and carry),
3. BFN U 89:15 Kontering på verifikation,
4. BFN U 94:2 EDI och annan elektronisk överföring av uppgifter om affärshändelser, och
5. BFN U 95:1 Faxhandling som verifikation.

 

Uttalandena skall dock fortfarande tillämpas beträffande räkenskapsår under vilka bokföringsskyldighet föreligger enligt bokföringslagen (1976:125).

Bo Svensson

Sören Karlsson