Rekommendationer - BFN R 10

Systemdokumentation och behandlingshistorik

Inledning

1. Enligt 1 § instruktionen (SFS 1988:1118) har Bokföringsnämnden till uppgift att främja utvecklingen av god redovisningssed i företagens bokföring och offentliga redovisning. Följande allmänna råd beträffande tillämpningen av bestämmelserna i 7 § bokföringslagen (1976:125; BFL) om systemdokumentation och behandlingshistorik utfärdas med stöd av denna instruktion.
   Rekommendationen är mer inriktad på principerna för fullgörandet av bokföringsskyldigheten än på konkreta lösningar i det enskilda fallet. Det står således den bokföringsskyldige fritt att välja lösning så länge denna är förenlig med rekommendationens grundläggande ställningstaganden.
2. 7 § BFL har följande lydelse:
   Om det behövs för att ge överblick över tillämpat bokföringssystem, skall beskrivning upprättas över bokföringens organisation och uppbyggnad, över använda hjälpmedel och deras funktion samt över bokföringens konton och deras användning (kontoplan).
   Användes automatisk databehandling i bokföringssystemet, skall beskrivning enligt första stycket kompletteras med systemdokumentation och behandlingshistorik i den mån det behövs för att man utan svårighet i efterhand skall kunna följa och kontrollera de enskilda posternas behandling och företagna bearbetningar inom systemet.
   All beskrivning och dokumentation som avses i första och andra styckena är räkenskapsmaterial.
3. Det är den bokföringsskyldige som ansvarar för att BFL:s krav på dokumentation efterlevs. Detta innebär att den bokföringsskyldige måste sätta sig in i och själv bedöma huruvida dokumentationen uppfyller dessa krav. Detta är inte minst angeläget i samband med inköp av s.k. standardsystem eller när servicebyrå anlitas. I dessa fall är det ofta lämpligt att i ett särskilt avtal reglera frågor rörande denna dokumentation.
4. Det är också angeläget att systemkonstruktörer och servicebyråer beaktar kraven enligt punkt 3 ovan när bokföringssystem konstrueras och när bokföringsarbete utförs på uppdrag av de bokföringsskyldiga.

Definitioner

5. Med bokföringsuppgifter avses här dels sådana uppgifter som en verifikation enligt 5 § BFL skall innehålla (t.ex. när affärshändelsen inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller, vilken motpart den berör), dels de uppgifter i övrigt som fordras för identifiering av en bokföringspost, nämligen bokföringsdag, identifieringstecken/verifikationsnummer, konto och bokfört belopp. Jfr Bokföringsnämndens rekommendation R 6 punkt 3.
6. Bokföringspost är varje enskild notering som visar förändringar i förmögenhetens storlek och sammansättning. Dessa noteringar grundar sig på dels inträffade affärshändelser, dels i efterhand vidtagna justeringar såsom periodiseringar och andra bokslutsåtgärder. Se vidare 4 § BFL.
7. Verifieringskedjan utgörs av hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att följa bokföringsposter från verifikation, via grundbokföringen till huvudbok och årsbokslut eller omvänt.
8. Med behandlingsregel avses här en instruktion som skapats exempelvis för beräkning av bokförda belopp, kontering, sammanställning av bokslut eller rättelser. Behandlingsregler omfattar såväl manuella som datorbaserade funktioner. Vanligen baseras de på föreskrifter, avtal, vissa generella uppgifter såsom diskonto, olika index etc. vilka formulerats så att de kan användas operationellt i bokföringen.
9. Med kontoplan avses här en sammanställning över affärsredovisningens konton. Planen bör innehålla en redogörelse för bokföringens konton och dessas användning (konteringsinstruktioner) samt för hur konton sammanställs när årsbokslutet upprättas.
10. Med samlingsplan avses en dokumentation över bokföringssystemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel och deras funktion i den utsträckning som erfordras för att förstå bokföringssystemets uppbyggnad. Av dokumentationen bör sambanden mellan bokföringssystemets olika delar framgå.
11. Med bokföringssystem avses här system eller delar av system där bokföringsposter och räkenskapsmaterial skapas och/eller bearbetas. Dessa system kan vara såväl manuella som datorbaserade.
12. Med räkenskapsmaterial avses bl.a. verifikationer, bokföringsböcker och övriga handlingar av betydelse för att kunna följa och förstå bokföringsposterna. Till räkenskapsmaterial hänförs också systemdokumentation och behandlingshistorik. Jfr Bokföringsnämndens rekommendation R 3.

Ställningstaganden

Allmänna utgångspunkter

13. Med det i 7 § andra stycket BFL använda uttrycket ''följa och kontrollera'' avses att det i varje bokföringssystem skall vara möjligt att utan svårighet följa bokföringsposterna genom redovisningen och förstå redovisade bokföringsuppgifter. Detta är viktigt för att även tillgodose externa granskningsbehov, t.ex. vid externrevision, skatterevision eller konkursutredningar. Genom att i dokument tillhörande den löpande bokföringen och årsbokslutet tydligt redovisa verifieringskedjor och bokföringsuppgifter begränsas behovet av särskild dokumentation samtidigt som möjligheter att överblicka bokföringssystemet ökar.

Systemdokumentation

14. Med systemdokumentation avses här alla de beskrivningar av bokföringssystemet som i det enskilda fallet behövs för att uppfylla BFL:s krav.

Beskrivning av bokföringssystemet

15. Enligt 7 § första stycket BFL skall en beskrivning av bokföringssystemet upprättas om det behövs för att ge överblick över detta. Denna systemdokumentation utgörs normalt av kontoplan och samlingsplan.
16. I komplicerade bokföringssystem kan det vara svårt att förstå bokföringen och återfinna bokföringsuppgifter. I dessa fall är det angeläget att förbättra överblicken genom att kontoplanen och samlingsplanen förtydligas och att behandlingsregler och verifieringskedjor beskrivs. Av beskrivningen skall man kunna förstå hur dessa behandlingsregler påverkar bokföringen.
17. Det är väsentligt att beskriva bokföringssystemet så att verifieringskedjan kan följas. Detta innebär att det skall vara möjligt att identifiera enskilda bokföringsposter utifrån räkenskapsmaterialet. Vid summeringar och fördelningar av bokföringsposter bör detta särskilt beaktas.
    Denna möjlighet skall finnas under hela lagrings-/arkiveringstiden. Detta ställer krav på att räkenskapsmaterialet vid behov alltid skall kunna göras tillgängligt.
18. När det är svårt att följa en verifieringskedja måste dess uppbyggnad beskrivas. Det kan behövas bl.a. i följande situationer:
    - om hänvisningar och identifieringstecken inte klart framgår av räkenskapsmaterialet
    - om verifieringskedjor byggts upp på olika sätt för olika bokföringsposter
    - om det inte klart framgår i vilka dokument och var i dessa dokument bokföringsuppgifterna redovisas
    - om ytterligare siffermaterial behövs utöver vad som anges i verifikationer och bokföringsnoteringar för att kunna förstå och återfinna bokföringsuppgifterna. I beskrivningen av verifieringskedjans uppbyggnad kan exempelvis ingå eventuell hjälpbokföring, sammanställningar av huvudbokföring, dokumentation av använda verifikationsnummerserier eller speciellt utformade avstämningsunderlag (t.ex. journaler eller sammandrag).

Kompletterande systemdokumentation

19. Om bokföringssystemet utformats så att det trots ovanstående dokumentation är svårt att följa bokföringsposterna genom redovisningen och förstå redovisade bokföringsuppgifter behövs enligt 7 § andra stycket BFL en kompletterande systemdokumentation. Syftet med denna dokumentation är således att förtydliga beskrivningen av bokföringssystemet.
20. Översiktliga beskrivningar av informationsflöden är värdefulla. Alla flöden som berör bokföringssystemet inklusive de hjälpbokföringar eller s.k. försystem som skapar och/eller bearbetar bokföringsposter bör ingå. Om bokföringsposterna följer skilda behandlingsvägar skall det framgå vilken typ av bokföringspost som följer respektive väg.
21. När det är svårt att förstå hur behandlingsregler utformats i enskilda rutiner och när beskrivningar härav är nödvändiga för att kunna förstå hur bokföringsuppgifter tagits fram, skall sådana beskrivningar upprättas. Beskrivningar kan erfordras när det förekommer behandlingsregler som automatiskt påverkar bokföringsuppgifterna eller skapar helt nya bokföringsposter.
22. Om räkenskapsmaterial lagras på sådant medium att man är beroende av tekniska hjälpmedel för att följa en verifieringskedja eller läsa bokföringsuppgifter krävs beskrivningar så att det alltid är möjligt att omvandla uppgifterna till vanlig läsbar form (jfr 10 § första stycket BFL).

Behandlingshistorik

23. Med behandlingshistorik avses i detta sammanhang den dokumentation som gör det möjligt att i erforderlig omfattning i efterhand ta reda på vilka behandlingsregler som har tillämpats för enskilda bokföringsposter. För att detta skall vara möjligt är det nödvändigt att bearbetningsdatum framgår av räkenskapsmaterialet samt att förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsuppgifter, kontosystemet, räkenskapsmaterialets utformning och lagring dokumenteras. Övriga förändringar omfattas inte av kraven på behandlingshistorik.
24. Behandlingshistoriken fyller sitt syfte när den hålls aktuell och utformas så att man vid behov på ett enkelt sätt kan konstatera vilken version av kontoplan, samlingsplan, behandlingsregler m.m. som gällde vid viss tidpunkt.
25. Dokumentationen av förändringar bör avse beskrivning av förändringen och tidpunkten för dess införande. Behandlingshistoriken kan antingen framställas separat eller ingå i annat räkenskapsmaterial.
26. I de fall behandlingshistoriken är svår att förstå eller då dokumenterade uppgifter är svåra att återfinna skall utformningen av behandlingshistoriken beskrivas särskilt. Beskrivningen utgör räkenskapsmaterial.

Ikraftträdande

27. Denna rekommendation träder i kraft den 1 januari 1993 vid vilken tidpunkt anvisningen BFN:3 (KFS 1977:3) upphör att gälla.

__________________

BFN R 10 - exempel

Exempel på systemdokumentation och behandlingshistorik

Inledning

Bokföringsnämnden har utarbetat en rekommendation rörande systemdokumentation och behandlingshistorik (BFN R 10), vilken träder i kraft den 1 januari 1993. I det följande presenterar Bokföringsnämnden ett exempel på hur systemdokumentation och behandlingshistorik, som uppfyller kraven enligt BFN R 10, kan utformas.

Syftet med exemplet är att förtydliga rekommendationens innebörd. Därför följer exemplet rekommendationens disposition. Detta har medfört att vissa textavsnitt har blivit tämligen omfattande och vad gäller samlingsplan, verifieringskedjor och informationsflöden har vissa upprepningar inte kunnat undvikas.

Hur systemdokumentationen och behandlingshistoriken skall utformas varierar mellan olika bokföringssystem. Det gäller således för varje bokföringsskyldig att finna lämpliga lösningar för att tillgodose sina egna behov och bokföringslagens krav.

Rekommendationen och exemplet tar sikte endast på bokföringslagens krav. Det förtjänar påpekas att dokumentationen kan behöva kompletteras av andra skäl, t.ex. för att säkerställa kontrollen över drift, underhåll och vidareutveckling av systemet.

Exemplet grundar sig på ett normalstort företag med en vanligt förekommande typ av datorbaserat bokföringssystem.

I varje textavsnitt hänvisas till motsvarande avsnitt i rekommendationen. Företagets tänkta dokumentation återfinns inramad i texten.

Systemdokumentation

BFN R 10 punkt 15

"Enligt 7 § första stycket BFL skall en beskrivning av bokföringssystemet upprättas om det behövs för att ge överblick över detta. Denna systemdokumentation utgörs normalt av kontoplan och samlingsplan."(Jfr även BFN R 10 punkt 16).

KONTOPLAN

• Baskontoplan (BAS-90) med anvisningar används.
• Standardversionen följs avseende såväl principer för kontering som för sammanställning av årsbokslut.
• Förutom den dokumentation som Baskontoplanens standardversion utgör, dokumenteras använd kontoplan genom listutskrifter från datorsystemet.

Kommentar

Bokföringsskyldig som använder standardkontoplan, t.ex. Mekanförbundets normalkontoplan, Baskontoplanen eller annan väldokumenterad standard, kan med fördel hänvisa till denna i sin systemdokumentation. Avvikelser från angiven standard bör dock särskilt dokumenteras.

Kommentar

Beskrivningar i likhet med ovanstående ''inköp av varor'' görs även för övriga typer av bokföringsposter som löner och försäljning. Samlingsplanen bör även behandla sådant räkenskapsmaterial som framställs i samband med årsbokslut, t.ex. inventeringslista och lagerbok samt specifikationer av fordringar och skulder.

BFN R 10 punkt 16

"I komplicerade bokföringssystem kan det vara svårt att förstå bokföringen och återfinna bokföringsuppgifter. I dessa fall är det angeläget att förbättra överblicken genom att kontoplanen och samlingsplanen förtydligas och att behandlingsregler och verifieringskedjor beskrivs. Av beskrivningen skall man kunna förstå hur dessa behandlingsregler påverkar bokföringen."

BEHANDLINGSREGLER

• Några särskilda redovisningsinstruktioner har inte upprättats. Bokföringen sker på ett sådant sätt som anvisas i Baskontoplanen.

Kommentar

När bokföringen sker enligt allmänt vedertagen praxis krävs inte någon särskild beskrivning. Om däremot särskilda, eventuellt automatiskt genererade, rutiner förekommer bör dessa dokumenteras i redovisningsinstruktioner och föreskrifter.

BFN R 10 punkt 17

"Det är väsentligt att beskriva bokföringssystemet så att verifieringskedjan kan följas. Detta innebär att det skall vara möjligt att identifiera enskilda bokföringsposter utifrån räkenskapsmaterialet. Vid summeringar och fördelningar av bokföringsposter bör detta särskilt beaktas".(Jfr även BFN R 10 punkterna 16 och 18).

Kommentar

Exemplet har begränsats till en verifieringskedja, men en fullständig dokumentation skall omfatta varje speciell typ av verifieringskedja som kan vara svår att följa.

BFN R 10 punkt 20

"Översiktliga beskrivningar av informationsflöden är värdefulla. Alla flöden som berör bokföringssystemet inklusive de hjälpbokföringar eller s.k. försystem som skapar och/eller bearbetar bokföringsposter bör ingå. Om bokföringsposterna följer skilda behandlingsvägar skall det framgå vilken typ av bokföringspost som följer respektive väg."

Kommentar

Dokumentationen har i exemplet avseende in- och utdata begränsats till OLF-systemet, men en fullständig dokumentation bör omfatta samtliga delsystem.

BFN R 10 punkt 21

"När det är svårt att förstå hur behandlingsregler utformats i enskilda rutiner och när beskrivningar härav är nödvändiga för att kunna förstå hur bokföringsuppgifter tagits fram, skall sådana beskrivningar upprättas. Beskrivningar kan erfordras när det förekommer behandlingsregler som automatiskt påverkar bokföringsuppgifterna eller skapar helt nya bokföringsposter."

BEHANDLINGSREGLERS UTFORMNING

En grundläggande regel vid utformning av bokföringssystemet har varit att i verifikationer och annat räkenskapsmaterial tillhörande den löpande bokföringen och årsbokslutet öppet redovisa använda behandlingsregler och beräkningsunderlag. I bokföringsorder avseende t.ex. löner, kund- och leverantörsfakturor visas hur systemet påverkat bokföringsuppgifterna.

Följande automatiska funktioner används i systemet:

- kördatum på räkenskapsmaterial genom systemdatum (datorklocka)
- vid fakturering kan kundnamn, artikelnamn och pris hämtas från OLF-registret
- beräkning av mervärdeskatt styrs av kodifiering i artikelregister, kundregister och kontoplan - metoden beskrivs närmare i systemdokumentationen för OLF-systemet
- uträkning av löner, källskatter etc., inklusive framställning av bokföringsorder löner - metoden beskrivs närmare i systemdokumentationen för lönesystemet
- beräkning av kostnad sålda varor
- beräkning och kontering sociala kostnader
- framställning av bokföringsorder från reskontra (kund o. lev)
- rapportgenerator används för rapporterna:

• Kostnad sålda varor
• Inventeringslista
• Bokslutslista
Användardokumentation för rapportgenerator finns i särskild handbok.

I övrigt hänvisas till datorsystemets ärende- och menybeskrivningar i den systemdokumentation som upprättats av systemleverantör.

Kommentar

Det huvudsakliga syftet med denna dokumentation är att beskriva de behandlingsregler som automatiskt påverkar bokföringen samt ange var i systemdokumentationen dessa funktioner beskrivs.

BFN R 10 punkt 22

"Om räkenskapsmaterial lagras på sådant medium att man är beroende av tekniska hjälpmedel för att följa en verifieringskedja eller läsa bokföringsuppgifter krävs beskrivningar så att det alltid är möjligt att omvandla uppgifterna till vanlig läsbar form (jfr 10 § första stycket BFL)."

DATORBASERAT RÄKENSKAPSMATERIAL

• Allt räkenskapsmaterial arkiveras på papper.
• Poster i Transaktions- och Saldoregister kan läsas via meny under hela räkenskapsåret.

Kommentar

Det är värdefullt att i dokumentationen anteckna vilka delar av bokföringen som lagras på ADB-medium.

Behandlingshistorik

BFN R 10 punkt 23

"Med behandlingshistorik avses i detta sammanhang den dokumentation som gör det möjligt att i erforderlig omfattning i efterhand ta reda på vilka behandlingsregler som har tillämpats för enskilda bokföringsposter.

För att detta skall vara möjligt är det nödvändigt att bearbetningsdatum framgår av räkenskapsmaterialet samt att förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsuppgifter, kontosystemet, räkenskapsmaterialets utformning och lagring dokumenteras. Övriga förändringar omfattas inte av kraven på behandlingshistorik."

DATORBEARBETNINGAR

• Namnsättning på rapporter och bearbetningsdatum är utformade enligt systemstandard. Behandlingshistoriken avseende datorbearbetningar utgörs av rapportnamn och kördatum i de rapporter som klassificeras och arkiveras som räkenskapsmaterial.
• Någon särskild journal utvisande genomförda datorbearbetningar finns ej.
• I transaktionsregister och reskontraregister anges när bokföringsposter uppdaterats (s.k. "registreringsdatum"). Registreringsdatum anges även för interngenererade poster.

Kommentar

När bearbetningsdatum klart framgår av räkenskapsmaterialet och inga svårigheter föreligger att följa i vilken ordning rapporter framtagits är det inte nödvändigt att särskilt dokumentera denna del av behandlingshistoriken.

BFN R 10 punkterna 24 och 25

"Behandlingshistoriken fyller sitt syfte när den hålls aktuell och utformas så att man vid behov på ett enkelt sätt kan konstatera vilken version av kontoplan, samlingsplan, behandlingsregler m.m. som gällde vid viss tidpunkt.

Dokumentationen av förändringar bör avse beskrivning av förändringen och tidpunkten för dess införande. Behandlingshistoriken kan antingen framställas separat eller ingå i annat räkenskapsmaterial".

Kommentar

När behandlingshistoriken ingår i räkenskapsmaterialet och detta klart framgår behöver inte någon särskild ytterligare dokumentation upprättas (t.ex. journal). Ovanstående typ av beskrivning är emellertid värdefull då den ökar förståelsen för hur behandlingshistoriken utformats i olika delar.

BFN R 10 punkt 26

"I de fall behandlingshistoriken är svår att förstå eller då dokumenterade uppgifter är svåra att återfinna skall utformningen av behandlingshistoriken beskrivas särskilt. Beskrivningen utgör räkenskapsmaterial."

BESKRIVNING AV BEHANDLINGSHISTORIKENS UTFORMNING

Sammanfattning av behandlingshistoriken

- genomförda datorbearbetningar dokumenteras genom kördatum
- ändringar i kontoplan dokumenteras i utskrifter
- ändringar i systemet dokumenteras i handböcker och journaler
- ändringar i styrtabeller dokumenteras genom tabellkvittenser
- ändringar i rapportgenerator dokumenteras i respektive rapport.

Kommentar

Denna typ av dokumentation är värdefull då den skapar en god översikt av hur behandlingshistoriken i sin helhet är utformad.