Rekommendationer - BFN R 11

Enskild näringsidkares bokföring

Bakgrund och omfattning

1. Denna rekommendation behandlar enskild näringsverksamhet som omfattas av bokföringsskyldighet enligt 1 § bokföringslagen (1976:125; BFL). Enskild näringsverksamhet föreligger när en fysisk person yrkesmässigt driver verksamhet av ekonomisk art. Intäkterna utgörs normalt av ersättningar från kunder för levererade varor eller utförda tjänster. De resurser som förbrukas för att skapa dessa intäkter utgör verksamhetens kostnader.
2. Syftet med rekommendationen är att klarlägga hur bokföring skall ske i enskild näringsverksamhet. Rekommendationen är inriktad på speciella redovisningsfrågor som brukar förekomma i sådan verksamhet. Av särskilt intresse är inkomster och utgifter respektive tillgångar och skulder som beroende på omständigheterna kan hänföras till näringsidkaren privat eller hans näringsverksamhet eller båda. Som exempel på frågor som berörs kan nämnas privat utnyttjande av verksamhetstillgångar eller utnyttjande i näringsverksamheten av näringsidkarens privata egendom.
3. Enskild näringsverksamhet kan ha stor omfattning med stora investeringar och många anställda. Verksamheten kan också drivas i liten skala med små investeringar och utan anställda. Den kan drivas med eller utan registrerad firma. I bokföringslagen har hänsyn tagits till att förhållandena kan växla kraftigt från den ena näringsverksamheten till den andra. Lagens bestämmelser om årsbokslut behöver inte tillämpas av enskild näringsidkare med en bruttoomsättning som normalt understiger 20 prisbasbelopp. Vad som sägs i det följande gäller emellertid i tillämpliga delar alla enskilda näringsidkare och således också sådana näringsidkare som inte är skyldiga att upprätta bokslut.

Redovisning av tillgångar

Allmänt

4. Alla tillgångar som hör till näringsverksamheten och som ägs av näringsidkaren skall tas med i bokföringen. Tillgångar som näringsidkaren äger men som inte hör till verksamheten (privata tillgångar) skall inte tas med i bokföringen.
5. Används en tillgång både i verksamheten och av näringsidkaren privat skall tillgången i sin helhet antingen bokföras i verksamheten eller inte alls. Tillgången tas alltså inte upp endast till viss del i bokföringen. Om tillgången till sitt värde eller användning bedöms vara väsentlig för verksamheten bör den bokföras i denna. Sker en uppenbar och varaktig förändring i de förhållanden som legat till grund för bedömningen skall frågan om tillgången skall vara bokförd i verksamheten prövas på nytt (jfr p. 22).
6. Används i näringsverksamheten en tillgång som näringsidkaren äger men som inte är bokförd i verksamheten, skall nyttjandet bokföras så att verksamhetens kostnad för att nyttja tillgången belastar verksamhetens resultat (jfr p. 26 och 27). I den mån en tillgång som är bokförd i verksamheten även används av näringsidkaren privat (jfr p. 5) behöver det privata nyttjandet inte redovisas som en justering av bokförd kostnad eller på annat sätt.
7. Tillgångar som näringsidkaren äger och som utnyttjas i näringsverksamheten men som inte är bokförda i denna kan vara väsentliga för bedömningen av verksamhetens resultat och ställning. Upplysning rörande sådana tillgångar skall lämnas i not till årsbokslutet, om näringsidkaren är skyldig att upprätta årsbokslut för verksamheten.

Likvida medel

8. I redovisningen skall en klar gräns dras mellan näringsverksamhetens likvida medel å ena sidan och näringsidkarens privata likvida medel å den andra. In- och utbetalningar i näringsverksamheten bör som regel ske till eller från verksamhetens kassa eller bank- och girokonton. Alla sådana betalningar skall bokföras.
9. Näringsidkarens tillskott och uttag av likvida medel är affärshändelser som skall bokföras. Av detta följer att verksamhetens kassa som huvudregel skall hållas avskild från näringsidkarens privata kassa. Innehav av kontanter och övriga likvida medel som finns bokförda i verksamheten skall alltid kunna styrkas.

Redovisning av skulder

Allmänt

10. Alla skulder som hör till näringsverksamheten skall tas med i bokföringen. Näringsidkarens privata skulder skall inte bokföras i verksamheten.

Skatte- och avgiftsskulder

11. Skatter som hör till näringsverksamheten, t.ex. mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter, preliminärskatt för anställda, särskild löneskatt för anställdas pensionskostnad och fastighetsskatt för näringsfastighet, skall bokföras i verksamheten (jfr p. 23 och BFN U 97:2).
12. Näringsidkarens inkomstskatteskulder är privata skulder och skall inte bokföras i verksamheten.
13. Om näringsidkarens privata skatter och avgifter betalas med verksamhetens medel skall betalningarna bokföras som näringsidkarens privata uttag.

Obeskattade reserver

14. Resultatet av enskild näringsverksamhet beskattas hos näringsidkaren personligen och någon inkomstskatteskuld bokförs inte i verksamheten. I konsekvens med detta bokförs inte heller sådana skattemässiga avdrag som inte motsvaras av förpliktelser i verksamheten. Några obeskattade reserver eller latent skatt på dessa skall följaktligen inte finnas i verksamhetens bokföring. I vissa fall kräver emellertid skattelagstiftningen avsättning i räkenskaperna för att ett avdrag skall medges. Sådana avsättningar får bokföras som obeskattade reserver. Som exempel kan nämnas avskrivningar utöver plan när reglerna om räkenskapsenlig avskrivning tillämpas.

Redovisning av eget kapital

Allmänt

15. Eget kapital i en enskild näringsverksamhet utgörs av skillnaden mellan å ena sidan verksamhetens tillgångar och å andra sidan verksamhetens skulder och i förekommande fall obeskattade reserver (jfr p. 14). Saldot påverkas av verksamhetens resultat och näringsidkarens insättningar och uttag. Posten visar den nettobehållning (positiv eller negativ) som näringsidkaren vid en viss tidpunkt har i verksamheten.
16. Alla transaktioner mellan näringsverksamheten och näringsidkaren privat som påverkar näringsidkarens nettobehållning i verksamheten skall bokföras över eget kapital. Detta bör ske på ett sätt som möjliggör särredovisning av näringsidkarens insättningar och uttag.

Transaktioner av avräkningskaraktär mellan verksamheten och näringsidkaren

17. Som framgått av p. 8 bör det som regel finnas bank- och girokonton avsedda endast för verksamhetens transaktioner och en kassa som endast avser verksamhetens kontanta medel. Har näringsidkaren använt privata medel för betalning i näringsverksamheten, bör han så snart det kan ske bokföra dessa utlägg. Detta kan ske genom att näringsidkaren gottgörs för sitt utlägg ur verksamhetens kassa eller genom utbetalning från verksamhetens bank- eller girokonto. Om likvid reglering inte sker skall utlägget bokföras direkt mot eget kapital.

Presentation av eget kapital i årsbokslut och årsredovisning

18. Eget kapital skall i balansräkningen specificeras på ingående belopp, insättningar eller uttag under året, redovisat årsresultat samt utgående belopp. Negativt eget kapital tas upp som avgående post på balansräkningens passivsida.

Resultaträkning

Allmänt

19. Verksamhetens intäkter skall vara ett mått på de prestationer som har utförts och kostnaderna skall vara ett mått på de resurser som förbrukats för att generera intäkterna. I resultaträkningen skall alla intäkter och kostnader i verksamheten redovisas (jfr också p. 6).
20. Stöd och bidrag som hör till verksamheten skall, i den mån de inte är att betrakta som lån, redovisas över resultaträkningen och inte över eget kapital. I vissa fall skall stödet eller bidraget periodiseras (jfr BFN R 5).

Av näringsidkaren gjorda uttag

21. En näringsidkare kan inte vara anställd i den egna näringsverksamheten. Ett som lön, pensionspremie eller liknande betecknat uttag av näringsidkaren får inte redovisas som en kostnad i verksamheten utan skall bokföras som ett kapitaluttag.
22. Näringsidkarens uttag av varor, inventarier och andra liknande tillgångar ur verksamheten skall redovisas på samma sätt och till samma belopp som en försäljning till utomstående. Om tillgångar som inte hör till verksamheten betalats med verksamhetens medel skall detta bokföras som ett uttag av likvida medel. Tillgången skall alltså inte tas upp i bokföringen (jfr p. 4).

Skatter och avgifter

23. Skatter som hör till näringverksamheten skall bokföras i verksamheten. Näringsidkarens inkomstskatt skall inte bokföras som en kostnad i verksamheten (jfr p. 11 och 12.)

Sjuk- och försäkringsersättningar m.m.

24. En försäkringsersättning som är avsedd att täcka verksamhetens kostnader i händelse av näringsidkarens sjukdom behandlas som en intäkt i verksamheten. Premien för en sådan försäkring skall i enlighet härmed bokföras som en kostnad i verksamheten.
25. Sjukersättning som en näringsidkare får från försäkringskassa eller försäkringsbolag och som är avsedd att täcka näringsidkarens inkomstbortfall i händelse av sjukdom behandlas inte som en intäkt i verksamheten. Sjukförsäkringspremien skall i enlighet härmed inte bokföras som kostnad i verksamheten.

Verksamhetens andel av privata utgifter m.m.

26. Utgifter som delvis hänför sig till verksamheten och som betalats av näringsidkaren privat skall till den delen bokföras i verksamheten och beräknad kostnad skall belasta verksamhetens resultat. Som underlag för sådana transaktioner skall finnas en verifikation som består av ursprunglig faktura eller annat underlag som visar näringsidkarens utgift. På denna verifikation skall anges efter vilken grund utgiften har fördelats mellan näringsidkaren privat och näringsverksamheten och hur verksamhetens kostnad har beräknats.
27. Om personbil som inte är bokförd i näringsverksamheten används i denna bör kostnaden för att nyttja bilen i verksamheten belasta verksamhetens resultat (jfr p. 6). Den exakta kostnaden kan vara svår att bestämma. Av praktiska skäl kan därför som kostnad bokföras det i kommunalskattelagen fastställda schablonavdraget för körda mil med privat bil.

Ikraftträdande

28. Denna rekommendation träder i kraft den 1 januari 1999. Den skall tillämpas senast i fråga om det räkenskapsår som inleds närmast efter den 31 december 1999.