Skip Navigation Links

Uttalande - BFN U 89:11

Försäljning mot kontokort

8 och 22 §§ bokföringslagen (1976:125; BFL)

Förutsättningar

BFN ställs ofta inför frågor som rör tillämpningen av BFL i samband med försäljning mot kontokort. I detta uttalande behandlas följande frågor:

- Hur skall säljföretaget bokföra den försäljning som sker mot kontokort?
- Hur skall säljföretaget bokföra de betalningar som erhålls från kontokortsföretag vid inlösen av köpnotor?
- Utgör köpnotorna räkenskapsmaterial hos säljföretaget respektive kontokortsföretaget?

Vad som i uttalandet sägs om kontokortsföretag gäller i tillämpliga delar även företag som för ett eller flera kontokortsföretags räkning ombesörjer inlösen av köpnotor från säljföretagen.

Följande förlopp är representativt för flertalet kontokort som inte är bundna till ett visst säljföretag eller kedja av säljföretag. Säljföretaget gör ett avdrag av kundens kontokort på en köpnota och antecknar bl a vad försäljningen avser samt köpeskillingen, varefter kunden genom att underteckna notan godkänner att beloppet debiteras hans konto. Säljföretaget gör en sammanställning av upprättade köpnotor och sänder den tillsammans med ett exemplar av notorna till det inlösande företaget. Säljföretaget behåller ett exemplar av köpnotorna och ett exemplar av sammanställningen. Efter registrering och kontroll betalar det inlösande företaget ut summan av köpnotorna till säljföretagets bankkonto. Dessa betalningar aviseras inte var för sig utan upptas endast på det kontoutdrag som säljföretaget erhåller från banken - normalt - en gång per månad. Kontokortsföretaget fakturerar månadsvis säljföretaget den avgift detta har att betala för att delta i systemet.

Inom handeln blir det allt vanligare med ett system där säljföretaget lagrar uppgifter om kontokortsförsäljningarna på datamedium. Det vanliga setet med köpnotor används inte utan säljföretaget producerar i sin kassaterminal ett kvitto som kunden undertecknar. Kunden får ett exemplar av kvittot medan säljföretaget behåller det undertecknade exemplaret. Till kontokortsföretaget redovisas försäljningarna endast via datamedium.

BFNs bedömning

Bokföring av försäljning mot kontokort

Enligt 8 § andra stycket BFL skall kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Till kontanter räknas i detta sammanhang förutom mynt och sedlar även checkar, postväxlar och andra anvisningar som omedelbart kan omsättas i pengar. Den försäljning som sker mot kontokort kan inte jämställas med kontantförsäljning. Säljföretaget erhåller på grund av bakomliggande avtal en fordran på kontokortsföretaget. När betalning erhålles utgör detta en särskild affärshändelse.

Vid försäljning mot kontokort där betalning enligt avtal normalt skall vara säljföretaget till handa senast inom tre bankdagar från det redovisning kommit in till kontokortsföretaget kan det av praktiska skäl godtas att de två affärshändelserna (fordringens uppkomst respektive betalningen) bokförs som en affärshändelse. Som förutsättning för detta förfarande gäller emellertid att försäljningen inte bokförs som kontanter utan direkt på säljföretagets bankkonto, att säljföretaget dagligen redovisar sin kontokortsförsäljning till kontokortsföretaget och att denna försäljning bokförs i en särskild post för att underlätta avstämning.

Varje köpnota utgör en enskild verifikation. De köpnotor som upprättas under en dag kan bokföras i sammandrag i en post (jfr 8 § första stycket BFL). Företag som registrerar kreditförsäljningar i ett särskilt register i kassaapparat får, enligt de grunder som anges i BFN R 2 punkt 20-21, använda kontrollremsa jämte tömningskvitto alternativt kassarapport jämte tömningskvitto som verifikation för såväl kontantförsäljning som kreditförsäljning. Detta förutsätter emellertid att fördelningen mellan kontantförsäljning och kreditförsäljning klart framgår av verifikationen och att de enskilda köpnotorna ingår som en del av verifikationen.

Bokföring av betalning från kontokortsföretaget

När försäljning mot kontokort bokförts som fordran krävs bokföring även av den affärshändelse som inträffar när betalning inflyter. Av förarbetena till BFL kan utläsas att en förutsättning för att fördröjning med grundbokföringen skall kunna godtas är att verifikationerna hålls ordnade intill dess de bokförs. BFL förutsätter således att verifikation upprättas i anslutning till affärshändelsen. Denna verifikation kan t ex bestå av avi från banken eller från betalaren. Det kan således inte anses förenligt med BFL att säljföretaget i väntan på kontokurant från banken under lång tid saknar verifikation för inbetalningar till bankkontot.

I de fall då försäljning mot kontokort bokförts på säljföretagets bankkonto redan vid försäljningstidpunkten fordras ingen ytterligare bokföringsåtgärd när betalning inflyter på kontot.

Köpnotor m m och begreppet räkenskapsmaterial

Vid försäljning mot kontokort uppkommer, som konstaterats ovan, en affärshändelse inte bara mellan kunden och säljföretaget utan även mellan säljföretaget och kontokortsföretaget. Den sammanställning som säljföretaget upprättar kan sägas utgöra dess faktura till kontokortsföretaget varvid köpnotorna får en ställning som liknar följesedelns. I BFN R 3 har BFN uttalat att följesedel inte utgör räkenskapsmaterial om samtliga dess uppgifter intas i fakturan. Den sammanställning som sänds till kontokortsföretaget är i huvudsak en summering och den innehåller normalt inte alla relevanta uppgifter från de ingående köpnotorna. Härav följer att köpnotorna jämte sammanställningen i flertalet fall är räkenskapsmaterial hos såväl säljföretaget som kontokortsföretaget.

Som framgår ovan utgör köpnotorna verifikationer i kontokortsföretagets bokföring. Av 10 § första stycket 3 BFL framgår att verifikationer kan lagras på datamedium. I de fall uppgifterna om kontokortsförsäljningen överförs elektroniskt mellan säljföretaget och kontokortsföretaget utgör de undertecknade köpnotorna inte räkenskapsmaterial hos kontokortsföretaget under förutsättning att den elektroniska överföringen innehåller samtliga de uppgifter som enligt 5 § andra stycket BFL fordras av en verifikation.

_______________

Källor: Prop 1975:104 s 164, 191 och 216; Bokföringsnämndens rekommendation om gemensam verifikation (BFN R 2); Bokföringsnämndens rekommendation om räkenskapsmaterial och dess arkivering (BFN R 3).

Box 7849, 103 99 Stockholm | Besöksadress: Brunnsgatan 3
Telefon: 08-787 80 28 (telefontid 09.30-11.30)
E-post: bfn(à)bfn.se

Senast uppdaterad: 2014-12-17