Riksdagen har beslutat om ändringar i bokföringslagens (BFL) arkiveringsregler. Lagändringarna träder i kraft den 1 juli 2024. Bland annat ändras 7 kap. 6 § om överföring och när räkenskapsinformation får förstöras.
Regeln om överföring blir till exempel aktuell när företaget skannar en pappersfaktura eller fotograferar ett papperskvitto. Den tillämpas om företaget vill arbeta med eller spara räkenskapsinformation i en annan form eller ett annat format än den/det ursprungliga.
Genom ändringen av 7 kap. 6 § tidigareläggs tidpunkten då kvittot eller fakturan får kastas. Från och med den 1 juli får kvittot och fakturan kastas så snart räkenskapsinformationen överförts till en annan handling. Tidigare fick det ursprungliga materialet kastas först efter tre år.
För att företaget ska få kasta kvittot och fakturan gäller alltså, precis som tidigare, att räkenskapsinformationen först ska ha förts över till en annan handling. Och precis som tidigare ställs vissa krav på överföringen i syfte att räkenskapsinformationen inte ska förändras eller försvinna. I den nya lydelsen av 7 kap. 6 § har det förtydligats att handlingarna endast får förstöras om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Överföringen påverkar inte den sjuåriga arkiveringstiden. Efter överföringen tillämpas arkiveringsreglerna på den handling som räkenskapsinformationen har förts över till.
Tidigareläggningen av tidpunkten för förstöring gäller även räkenskapsinformation som har överförts innan den 1 juli. Det innebär att kvitton, fakturor och andra handlingar som har överförts innan den 1 juli får kastas förutsatt att överföringen har skett i enlighet med kravet i 7 kap. 6 §.